Beberapa pekerja pasti akan memerlukan salah satu bentuk dari surat yang satu ini, yaitu Surat Keterangan Kerja. Surat ini merupakan surat yang memiliki fungsi sebagai surat yang memberikan keterangan, penjelasan, atau informasi.  Menerangkan bahwa pihak yang dituliskan namanya dalam surat merupakan salah satu pekerja di suatu perusahaan.

Secara umum, isi dari surat tersebut adalah memberikan informasi perilaku, kinerja, kapabilitas, lama pengabdian, dan profesionalitas seorang pekerja di perusahaan yang berangkutan. Surat tersebut secara tidak langsung menerangkan berbagai kebaikan saat bergabung dalam perusahaan tersebut. Selain itu masih terdapat banyak kegunaan dari surat keterangan kerja. Beberapa surat tentang keterangan kerja juga dibuat dalam bentuk khusus untuk tujuan tertentu yang spesifik. Baca juga : cara membuat surat agar diterima kerja

Kegunaan Surat Keterangan Kerja

Tujuan dikeluarkannya surat ini adalah untuk kepentingan pekerja yang bersangkutan. Sebagai contoh, seorang pekerja memerlukan pinjaman bank, kredit, mengurus asuransi, atau tunjangan lain biasanya pihak yang memberikan pinjaman tersebut (pihak ketiga) akan menjadikan surat keterangan kerja sebagai syarat utama. Pihak ketiga memerlukan surat tersebut sebagai upaya pemeriksaan kebenaran bahwa orang tersebut merupakan pekerja di perusahaan yang disebutkan  tadi.

Di sisi lain, adanya surat ini dapat meyakinkan pihak ketiga tersebut karena pekerja yang meminjam dana di perusahaannya benar-benar memiliki gaji untuk mengangsur pinjaman tersebut. Terlebih lagi apabila jabatan yang dituliskan di surat tersebut adalah jabatan yang tinggi.

Selain untuk tujuan pinjaman dana, surat ini juga diperlukan bagi seseorang yang akan melanjutkan pendidikannya baik di dalam maupun di luar negeri. Dalam statusnya sebagai karyawan, perlu adanya ijin berupa surat keterangan resmi dari perusahaan tempat dia bekerja.

Jaminan dana pensiun atau tunjangan hari tua juga dapat dicairkan dengan menunjukkan surat tentang kerja dari perusahaan tempat dia berasal. Mengingat tunjangan hari tua merupakan hal yang wajib sehingga akan menjadi penting bagi setiap pekerja.

Bentuk jaminan sosial yang disediakan oleh perusahaan seperti jaminan kesehatan, jaminan keselamatan tenaga kerja juga akan memerlukan surat keterangan kerja yang menunjukkan bahwa pekerja tersebut benar-benar terdaftar sebagai staff di perusahaan tersebut.

Surat Keterangan Kerja untuk Visa

Ada kalanya surat keterangan kerja juga dibutuhkan pekerja yang akan melakukan perjalan ke luar negeri, sehingga ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penulisannya.

1. Surat keterangan kerja ditulis dalam bentuk bahasa Inggris.
2. Penulisan tujuan yang jelas atau kepada siapa surat tersebut ditujukan. Misalnya yang dituju kepada Kedubes negara yang dituju.
3. Surat keterangan berisi biodata atau profil diri, seperti nama, tempat dan tanggal lahir, status atau posisi di perusahaan tempat kamu bekerja dan lama bekerja di perusahaan tersebut.
4. Memberikan keterangan bahwa telah adanya ijin mengajukan cuti dan telah disetujui perusahaan untuk periode tertentu dengan menyebutkan tanggal mulai cuti sampai batas akhirnya.
5. Surat keterangan kerja dicetak dalam kertas kop perusahaan atau instansi tempat kamu bekerja. Selain itu juga terlihat jelas nama, alamat serta nomer telepon perusahaan pada kertas tersebut.
6. Terdapat tanda tangan atasan atau personalia tempat kamu bekerja, lengkap dengan nama terang dan jabatannya.

Surat Keterangan Kerja Untuk Mahasiswa

Apakah mahasiswa bisa meminta surat keterangan kerja? Jawabannya adalah BISA, khusus bagi mereka yang melakukan kegiata magang (internship) di suatu perusahaan. Pentingnya pembuatan surat keterangan kerja untuk mahasiswa adalah untuk menjelaskan bahwa mahasiswa yang bersangkutan sedang melakukan kegiatan magang di suatu perusahaan untuk jangka waktu tertentu sehingga tidak dapat melakukan aktivitas perkuliahan, praktikum, atau bahkan ujian, dan kegiatan lainnya di kampus selama periode magang belum berakhir. Surat keterangan ini dapat menjadi surat ijin bagi mahasiswa tersebut.

Fungsi Surat Keterangan Kerja Bagi Mahasiswa

1. Sebagai persyaratan masuk perguruan tinggi atau kampus kelas karyawan

Di beberapa perguruan tinggi biasanya dibuka jadwal perkuliahan kelas karyawan. Nah, jika ingin menjadi mahasiswa kelas karyawan maka perguruan tinggi biasanya akan meminta surat keterangan kerja

2. Sebagai syarat aplikasi mahasiswa

Beberapa perguruan tinggi biasanya mengharuskan para pendaftarnya untuk memberikan keterangan bahwa pendaftar sudah bekerja minimal selama dua tahun. Hal ini dilakukan karena sebagai salah satu persyaratan administrasi untuk memperoleh beasiswa.

Surat Keterangan Kerja untuk Pengangguran

Ternyata, kegunaan surat kerja tidak hanya untuk pekerja yang sedang dalam masa kontrak dengan perusahaan akan tetapi juga bagi mereka yang tidak lagi bekerja (pengangguran). Pengangguran yang dimaksud di sini dapat diartikan sebagai pihak yang sedang tidak terlibat dalam pekerjaan apapun karena telah habis masa kontrak pada pekerjaan sebelumnya. Sehingga dapat dikatakan sebagai pencari kerja yang termasuk dalam kategori berpengalaman.

Ada beberapa lowongan pekerjaan untuk kualifikasi pengalaman kerja, sehingga untuk membuktikan hal itu diperlukan surat keterangan kerja. Surat keterangan kerja yang dibuat oleh perusahaan sebelumnya akan menunjukkan keunggulan dan keberhasilan yang telah sebelumnya disumbangkan kepada perusahaan terdahulu. Hal ini akan menjadi nilai tambah bagi pencari kerja yang berpengalaman dan dibuktikan dengan surat keterangan kerja. Selain itu, surat keterangan kerja bagi mereka yang berpengalaman akan menjadi bargaining position tersendiri jika dibandingkan dengan kandidat lainnya.

Format Pembuatan Surat Keterangan Kerja

Ketika diharuskan membuat surat keterangan kerja sendiri, hal tersebut bukanlah masalah karena membuat surat keterangan kerja tidak begitu susah karena tidak jauh beda dari surat yang biasanya dibuat. Namun begitu ada hal-hal yang harus diperhatikan dalam membuat surat keterangan kerja. Berikut ini adalah format pembuatan surat keterangan kerja:

1. Mencantumkan kop surat perusahaan

Pada bagian in tercantum logo perusahaan, nama perusahaan, alamat perusahaan, nomor telepon, e-mail, fax atau segala bentuk contact person yang dapat dihubungi

2. Kepala Surat

Pada bagian ini tertulis Nomor Surat, Perihal Surat, atau bahkan jumlah lampiran jika diperlukan. Nomor surat bukan merupakan keharusan, akan tetapi untuk benar-benar meyakinkan bahwa surat yang dibuat resmi dikeluarkan oleh suatu perusahaan yang kredibel maka segala bentuk surat keluar pasti ada nomor surat yang tertera di atasnya. Perihal surat adalah tujuan surat tersebut dibuat, misal “Surat Keterangan Kerja”. Lapiran menunjukkan jumlah lampiran surat.

3. Isi Surat

Isi surat merupakan bagian yang penting, dimana ini menggambarkan tujuan surat ini dibuat. Pada bagian ini yang dicantumkan adalah biodata pihak yang menerangkan (bisanya pemilik perusahaan atau pihak kepala bagian personalia); serta biodata pihak yang diterangkan (pekerja yang meminta surat keterangan kerja). Isi surat keterangan kerja haruslah menggunakan bahasa yang baik dan benar, serta sopan.

Isi surat keterangan kerja disesuaikan dengan tujuan dari surat tersebut dibuat, misalnya:

• Surat untuk pinjaman, tunjangan, jaminan sosial : hanya menerangkan bahwa yang bersangkutan adalah karyawan di perusahan tersebut beserta dengan jabatan yang dimiliki sekarang
• Apply beasiswa berisi untuk menerangkan bahwa telah diberi ijin untuk melakukan studi lanjut untuk selang waktu yang ditentukan.
• Perjalanan ke luar negeri (apply visa) dicantumkan ijin cuti yang diberikan
• Pada beberapa tujuan tertentu, misalnya setelah pekerja yang bersangkutan telah menyelesaikan kontrak kerja dengan perusahaan yang bersangkutan, maka pada bagian isi akan diterangkan atau dideskripsikan secara singkat kinerja dari pekerja yang diterangkan, capaian atau prestasi yang diraih selama bekerja, sekaligus penilaian atasan kepada pekerja.

4. Penutup

Sebuah kalimat untuk mengakhiri surat dengan baik (kalimat mengakhiri surat, ucapan terima kasih)

5. Pengesahan

Bagian ini terdapat tanda tangan dari pihak yang menerangkan disertai dengan stempel resmi dari perusahaan. Merupakan bentuk otentik bahwa surat yang dikeluarkan adalah benar-benar asli dan resmi. Pentingnya surat ini bagi seorang pekerja yang hendak melakukan pinjaman, perjalanan ke luar negeri, mengajukan jaminan sosial, bahkan untuk melanjutkan karir ke jenjang yang lebih baik menunjukkan bahwa dokumen ini merupakan dokumen kredibel yang wajib dimiliki oleh setiap pekerja.

Maka dari itu perlu bagi setiap pekerja selama masa kerja atau kontrak dengan suatu perusahaan belum habis untuk menampilkan performa atau kinerja terbaiknya. Hal-hal negatif seperti keteledoran, tidak disiplin, sering mengabaikan perintah atasan, dan kegiatan yang tidak baik lainnya ada baiknya untuk tidak dilakukan. Hal ini akan mempengaruhi penilaian dari atasan di perusahaan tersebut.

Mengingat pentingnya performa dan kinerja yang diberikan pekerja dalam setia pekerjaan yang dilakukan karena nantinya akan mempengaruhi penilaian perusahaan terhadap diri pekerja yang bersangkutan, maka sebaiknya dalam bekerja harus benar-benar mengeluarkan seluruh kemampuan yang ada, melakukan yang terbaik. Karena dengan adanya integritas dan komitmen yang tinggi di dalam diri setiap pekerja akan memudahkannya untuk bekerja di tempat mana pun. Terlebih lagi catatan tertulis dari perusahaan dalam bentuk surat keterangan kerja yang merekam track record seorang pekerja akan menjadi penentu masa depan.

Apakah Perusahaan Wajib Mengeluarkan Surat Keterangan Kerja?

Surat kerja ini juga disebut juga sebagai surat pengalaman kerja dalam KUHP Perdata pasal 1602z disebut sebagai surat pernyataan yang berkenaan dengan berakhirnya hubungan kerja karyawan dengan perusahaan. Karena dasar hukum yang berlaku tersebut maka setiap perusahaan diwajibkan melakukan pengeluarakan surat keterangan kerja bagi masing-masing pekerjanya. Kewajiban tersebut harus dipenuhi ketika masa kerja seorang karyawan telah berakhir.

Dikeluarkannya surat tentang keterangan kerja hukumnya wajib bagi perusahaan yang melakukan PHK dengan diberi tanggal, dibubuhi tanda tangan, berisikan tentang jenis pekerjaan yang dilakukan, lamanya masa kerja. Informasi tambahan seperti alasan berhenti kerja, performa selama bekerja merupakan hal yang dibebaskan (boleh dicantumkan ataupun tidak dicantumkan dalam perusahaan.

Banyak yang tidak tahu mengenai pentingnya kepemilikan sebuah surat keterangan kerja. Sehingga beberapa dari pekerja tidak memintanya kepada perusahaan yang bersangkutan.  Padahal jika karyawan tersebut meminta surat keterangan ini kepada perusahaan, maka setiap perusahaan yang bersangkutan pasti akan memberikan surat tersebut. Karena surat tersebut diwajibkan dalam Undang-undang.

Oleh karena itu, sebelum terlambat jika memang sedang ingin melakukan pinjaman dana, beasiswa, mengajukan tunjangan, apply visa. Bahkan jika memiliki keinginan untuk pindah kantor ke tempat yang dirasa lebih baik, jangan lupakan surat keterangan kerja.